Mehrwert durch den Einsatz von KI in Bayerischen Landkreisen

Hintergrund des Projekts

Die digitale Transformation des öffentlichen Sektors beschäftigt seit geraumer Zeit die unterschiedlichsten Ebenen und Entitäten. Anhaltend wachsende Bürokratie, Ansprüche und Datenmengen bei staatlichen Dienstleistungen, Anschlussfähigkeit an die digitalisierte Wirtschaft und Gesellschaft sowie der spürbar werdende demographische Wandel und die zugleich abnehmende Verfügbarkeit von Fachkräften erhöhen den Handlungsdruck. Digitale Transformation stellt dabei eigentlich eine entscheidende Komponente dar, um diesem wirksam und nachhaltig zu begegnen. Dem entgegen stehen jedoch zwei Hürden: Auf der einen Seite ist für die (digitale) Transformation ein nicht unerheblicher personeller und technologischer Ressourceneinsatz nötig.

Damit könnte die Frage beantwortet werden, WIE die Transformation ausgestaltet sein soll, welche Kompetenzen Menschen erlernen müssen und welche Technologien erforderlich sind. Auf der anderen Seite ist es nötig, Mitarbeitende für die Transformation zu begeistern und sie auf dem Weg zu neuen Arbeitsweisen nicht abzuhängen. Dafür ist es notwendig, das WARUM anhand klar greifbarer Beispiele zu greifen. Bei vielen Beteiligten fehlt der für die Digitalisierung erforderliche Einblick in Aufwand und Nutzen – auch darin, welcher Nutzen über die Digitalisierung eigener Prozesse, durch Anbindung von Datenquellen und -strömen erzeugt werden kann und welche Medienbrüche adressiert werden müssen.

Projektziel

Durch das Projekt werden die beiden Landkreise Traunstein und Günzburg dabei unterstützt, selbstständig Transparenz über Digitalisierungsoptionen zu schaffen, Mitarbeitende in den Transformationsprozess einzubinden und Beispiele für geschaffenen Mehrwert durch Digitalisierung und den Einsatz von KI zu erzeugen, die als kommunikative Leuchttürme für andere Organisationseinheiten genutzt werden können. Das Projekt verfolgt das Ziel, ausgehend von der Digitalisierung bis hin zum Einsatz von KI gezielt Verwaltungsprozesse zu optimieren – nicht um alles technisch Mögliche abzubilden, sondern, vielmehr um einen klaren Mehrwert durch Digitalisierung zu schaffen.

Im Rahmen des Vorhabens werden praxistaugliche Use-Cases, u. a. zur Digitalisierung der Antragsbearbeitung implementiert, die einen hohen Anwendungsbezug und unmittelbare Wirkung in der Verwaltungspraxis aufweisen. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse fließen in die Entwicklung eines Leitfadens ein, der so nicht nur ein digitales Werkzeug, sondern ein Best-Practice-Ansatz für den gezielten KI-Einsatz im öffentlichen Sektor darstellt. Begleitend wird dabei erforscht, welche Faktoren des Transformationsprozesses und der Technologien maßgeblich zum Erfolg der Einführung beitragen können, um im Leitfaden fundiert auf diese Faktoren hinweisen zu können.

Projektablauf

Das MEiKI-Projekt untergliedert sich in insgesamt sechs Arbeitspakete. Diese gewähren einen reibungslosen Projektverlauf, hohe Transparenz für alle Beteiligten und eine effiziente Nutzung der Projektressourcen. Im Arbeitspaket 1 (Prozessidentifikation und -analyse) werden ausgewählte zentrale Verwaltungsprozesse mithilfe von Workshops sowie KI-gestützten Analysen datenschutzkonform erfasst und ausgewertet. Daraus entsteht eine datenbasierte Prozesslandkarte, die Optimierungspotenziale sichtbar macht und etwaige Automatisierungsmöglichkeiten aufzeigt. Für das Arbeitspaket 2 (Technologie-Screening und Bewertung) erfolgt eine systematische Analyse geeigneter Digitalisierungs- und KI-Technologien anhand vordefinierter Kriterien. So wird eine priorisierte Auswahl entwickelt, die passgenau auf die Anforderungen der jeweiligen Verwaltung ausgerichtet ist.

Im Rahmen von Arbeitspaket 3 (Agile Pilotierung und Umsetzung) werden ausgewählte Prozesse in iterativen Zyklen erprobt und kontinuierlich weiterentwickelt. Der Einsatz von KI-Technologien unterstützt dabei die Effizienzsteigerung und führt schrittweise hin zu funktionsfähigen End-to-End-Lösungen. Arbeitspaket 4 (Evaluation und Erfolgsfaktorenanalyse) beinhaltet die umfassende Bewertung der umgesetzten Maßnahmen auf Basis quantitativer Kennzahlen und subjektiver Rückmeldungen durch z.B. qualitative Interviews. Dadurch lassen sich sowohl die Wirksamkeit aufzeigen als auch zentrale Erfolgsfaktoren und Optimierungsbedarfe identifizieren. Zur nachhaltigen Verankerung der Projektergebnisse werden im Arbeitspaket 5 (Leitfadenentwicklung und Dissemination) die gewonnenen Erkenntnisse strukturiert aufbereitet und in praxisnahen Formaten verbreitet. Die Koordination des Gesamtprojekts erfolgt in Arbeitspaket 6 (Projektleitung und -management), das Steuerung, Kommunikation und Berichterstattung bündelt. Digitale Tools unterstützen dabei ein transparentes Controlling und entlasten durch automatisierte Prozesse die Projektorganisation. 

Innovation

Das Projekt leistet einen wesentlichen Beitrag zur systematischen Einführung von KI in Verwaltungsverfahren. Wissenschaftlich wird untersucht, wie sich Technologieakzeptanz bei Digitalisierungs- und KI-Lösungen in öffentlichen Verwaltungen messen lässt, welche Faktoren den Erfolg von KI-basierten Prozessinnovationen bestimmen und wie sich Modelle für die Auswahl geeigneter Prozesse entwickeln lassen.

Gesellschaftlich eröffnet der gezielte Einsatz von KI die folgenden Chancen: Bürgerinnen und Bürger erhalten Bescheide schneller durch KI-gestützte Automatisierung und digitale Assistenzsysteme. Mitarbeitende werden von Routinetätigkeiten entlastet und können sich auf komplexe Fälle konzentrieren. Verwaltungen gewinnen an Effizienz, Transparenz und Handlungsspielraum, da KI datenbasierte Entscheidungen und proaktive Ressourcennutzung ermöglicht. Damit trägt das Projekt MEiKI nicht nur zur Digitalisierung, sondern zu einer zukunftsfähigen, KI-gestützten Verwaltung im Freistaat Bayern bei.